طراحی پورتال (پرتال) سازمانی

پرتال (پورتال) سازمانی چیست؟

پورتال (پرتال ) های سازمانی یکی از شیوه های رایج تبادل اطلاعات با کارکنان، مشتریان و شرکای تجاری سازمان ها محسوب می شوند. پرتال سازمانی وبگاه یا یک درگاه اینترنتی در قالب چهارچوبی یکپارچه برای مدیریت اطلاعات و افراد در داخل یا خارج از مرزهای یک سازمان می باشد. در اصل، پورتال مجموعه ای از صفحات وب شامل محتوا و خدماتی است که به صورت یکپارچه از طریق یک درگاه ارائه می شوند و کاربر را قادر می سازد تا با ورود به یک درگاه از خدمات و امکانات یک یا چند سازمان و مجموعه بهره مند شود. این یکپارچگی کلید طلایی سازمان شماست تا بتوانید با مشتریان، کارمندان یا کاربران تان تعاملی سازمان یافته ایجاد نمایید.

 

 

ویژگی های یک پرتال (پورتال)

1- قابلیت دسته بندی و طبقه بندی مطالب و محتوا

2- مدیریت و تجمیع مطالب و محتوا

3- دارای ابزارهایی جهت تولید و توسعه مطالب و محتوا

4- قابلیت ارائه محتوا و مطالب روی انواع سامانه

5- دارای امنیت مناسب

6- پشتیبانی از زبان های مختلف

7- سهولت دسترسی به اطلاعات

8- امکان بروزرسانی آسان

9- مدیریت از طریق کنترل پنل اختصاصی

10- امکان سفارشی سازی و شخصی سازی

11- امکان جستجو و نمایه بندی مطالب و محتوا

قابلیت ها و ویژگی های یک پرتال (پورتال) سازمانی

1- امکان دریافت گزارش از نرم‌افزارهای گوناگون مانند نرم‌افزارهای حسابداری یا نرم‌افزارهای پرسنلی

2- امکان برقراری ارتباطات درون سازمانی میان پرسنل و مدیران

3- ارائه سیستم گردش کار

4- ارائه سیستم مدیریت اسناد

5-ارائه سیستم مدیریت دانش

6- امکان رزرو امکانات سازمانی مانند اتاق کنفرانس، خودرو، کتاب، جلسات با سایر کارکنان

7- امکان اطلاع‌رسانی و اخبار سازمانی به پرسنل سازمان

8- ارائه مقالات و دانش‌نامه

9- ارائه دستورالعمل‌های سازمانی

10- ارائه ساختار سازمانی

11- امکان برگزاری جلسات آنلاین

12- امکان همکاری گروهی برای انجام وظایف

مزایای طراحی پرتال (پورتال) سازمانی

1- آسان‌سازی دسترسی به اطلاعات

2- افزایش امنیت فیزیکی اطلاعات

3- کاهش بوروکراسی اداری و تسهیل ارتباطات سازمانی

4- بهبود اجرای فرآیندهای سازمانی

5- افزایش قابلیت ارزیابی عملکرد

6- ارائه خدمات به صورت تمام وقت

7- صرفه جویی غیر قابل تصور در هزینه های جاری سازمان

8- افزایش سطح رضایتمندی مراجعین و پرسنل

9- افزایش بهره وری پرسنل سازمان

10 - دسترسی به خدمات از هر مکان و در هر زمان

انواع پرتال (پورتال) سازمانی

به طور کلی پورتال های سازمانی به سه دسته زیر تقسیم می شوند:

پورتال اطلاعات سازمانی (EIP یا Enterprise Information Portals)

این نوع پورتال سازمانی، دسترسی به منابع مختلف اطلاعات همچون اسناد، گزارش ها، پیام ها، مقالات و... را در یک مکان واحد فراهم می کند.

پورتال سازمانی نرم افزاری

این نوع پورتال سازمانی، دسترسی متفاوتی از شرکت و داده ها را بر اساس مشخصات کاربر فراهم می کند.

پورتال سازمانی تخصصی

این نوع پورتال، به نام پرتال نظارت نیز شناخته می شود. این پورتال، امکان سرمایه گذاری روی منابع انسانی و تجزیه و تحلیل اطلاعات استفاده توسط کاربران را برای بهبود دسترسی به دانش سازمانی فراهم می کند.

در دسته بندی دیگر، پورتال های سازمانی به صورت زیر دسته بندی می شوند:

EIP یا Enterprise Information Portals

با استفاده از این نوع پورتال، می‌‌‌توان پروسه ها و کنترل روند اجرای فرآیندهای سازمان، مخزن اطلاعات برنامه های کاربردی در سطح سازمان را یکپارچه کرد. این پورتال، امکان دسترسی کارمندان به انواع دیگر پورتال مانند e-business Portal و پورتال های شخصی را فراهم می‌‌‌آورد. در کل می‌‌‌توان گفت که EIP، برنامه ای است که به سازمان ها این امکان را می دهد که به کاربران اجازه دهد تا به اطلاعات درون سازمانی آن ها دسترسی داشته باشند، آن ها را شخصی سازی کنند و در انتها بر حسب اطلاعات موجود تصمیم درستی بگیرند. پورتال اطلاعات سازمانی به سه دسته کوچکتر تقسیم می شود :

• Business intelligence portals

Business intelligence  شامل برنامه هایی است که برای جمع آوری، ذخیره سازی، تحلیل و دسترسی به اطلاعات بکه ار می‌‌‌رود و به کاربران اجازه می‌‌‌دهد که بر حسب این اطلاعات بهترین تصمیم گیری را انجام دهند. همچنین این نوع پورتال سازمانی به کاربران اجازه می‌‌‌دهد تا به پورتال دسترسی داشته باشند و گزارش هایی را وارد بانک اطلاعاتی سازمان نمایند. این اطلاعات -که کاملا به روز هستند - در تصمیم گیری های استفاده کنندگان تاثیر زیادی دارند.  IBM و Oracle از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند.

• Business area (Intranet) portals (پرتال های اینترانت)

پورتال هایی هستند که تنها عملکردهای خاص درون سازمانی را شامل می‌‌‌شوند. Authoria وPeopleSoft  در زمینه مدیریت منابع انسانی، SAP Portal  و Oracle در زمینه ERP، Siebel در زمینه بازاریابی و فروش از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند. این نوع پورتال به کارمندان کمک می‌‌‌کند که به اطلاعاتی که در سازمان ذخیره شده اند دسترسی داشته باشند و از آن برای هدف مشخصی استفاده کنند.

• Role portals (پرتال های وظیفه ای)

این نوع پورتال سه نوع مدل تجاری (Business Model) را پشتیبانی می‌‌‌کند. بدین صورت که برای هریک از انواع  B2E، B2C  و B2B خدماتی ارائه می‌‌‌دهد.

این پورتال در محدوده B2E، به کارمندان اجازه می‌‌‌دهد تا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشند. خروجی این نوع پورتال قابلیت شخصی سازی دارد. در محدوده B2C به شرکت اجازه می‌‌‌دهد که با مشتریانش ارتباط برقرار کند. در این محدوده خدماتی نظیر سفارش دهی، صدور صورتحساب، پشتیبانی و پیگیری انجام فرایند به صورت الکترونیکی را فراهم می‌‌‌کند. در محدوده B2B این نوع پورتال به شرکت اجازه می‌‌‌دهد که نحوه انتقال اطلاعات، فعالیت های تجاری و فرایندهای بین کسب و کار و تولید کنندگان، شرکت های همکار و توزیع کنندگان را کنترل نماید.

e-Business (Extranet) Portals (پرتال های اکسترانت)

این نوع پورتال سازمانی دارای سه زیر مجموعه است :

• Extended enterprise portals

این نوع پورتال در محدوده B2B به سازمان های همکار و تولید کننده اجازه می‌‌‌دهند که به Exteranet سازمان دیگر دسترسی داشته باشند. در این حالت خدماتی نظیر سفارش کالا، مطرح کردن درخواست مناقصه مورد استفاده قرار می‌‌‌گیرد. در محدوده B2C این نوع پورتال به مشتریان اجازه می‌‌‌دهد که به Extranet سازمان دسترسی داشته باشند و خدماتی نظیر سفارش کالا، صدور صورتحساب و خدمات مشتری دریافت نمایند.

• e-Marketplace portals

این نوع پورتال به کاربران اجازه می‌‌‌دهد که کالاهای خود را برای خرید و یا فروش بر روی پورتال قرار دهند. این نوع پورتال ارتباط بین خریدار و فروشنده را برقرار کرده و با ارائه اخبار و اطلاعات مرتبط با موضوعی که در آن زمینه فعالیت می‌‌‌کند به کاربران سایت کمک می‌‌‌کند تا تصمیم گیری درستی داشته باشند.

• ASP portals

این نوع پورتال، در محدوده B2B بوده و به کاربران خود اجازه می‌‌‌دهد تا خدمات و کالاهای موجود را اجاره نمایند.

Personal (WAP) portals (پورتال های شخصی)

• Pervasive portals or mobility portals

این نوع پورتال که در تلفن های همراه، PDA، و محصولاتی از این قبیل وجود دارد، به عنوان یک خدمت مهم برای کارمندان و مشتریان مطرح می‌‌‌شود. زیرا با استفاده از این نوع پورتال می‌‌‌توانند اطلاعات لازم جهت خدمات دهی، کالا، قیمت، تخفیف، وضعیت پرداخت ها و وضعیت حمل و نقل کالا را کنترل نمایند.

Public or Mega (Internet) portals (پورتال های اینترنت یا عمومی)

سازمان هایی که در این گروه قرار می‌‌‌گیرند، بر روی جذب تعداد زیادی مخاطب آنلاین کار می‌‌‌کنند. این نوع پورتال شامل دو زیر گروه است:

• پورتال های تجاری

پرتال هایی که اطلاعات را به صورت عمومی‌‌ در اختیار افراد قرار می‌‌‌دهند. این پورتال ها اغلب دارای خدمات رایگان بوده و هزینه های خود را از طریق تبلیغات بدست می‌‌‌آورند. مخاطب این پرتال عام مردم هستند که برای ارتباط با دیگران و همچنین بهرمندی از اطلاعات اینترنت از پورتال استفاده می‌‌‌کنند. نکته جالب در مورد این نوع پورتال این است که اغلب موتور های جستجوی قدیمی‌‌ با افزودن سرویس هایی در گروه پورتال های تجاری قرار می‌‌‌گیرند.

اطلاعاتی که اغلب در این نوع پورتال ارائه می‌‌‌شود شامل قیمت سهام، گزارش هواشناسی، اخبار، فهرست برنامه های تلویزیونی می‌‌‌باشد. برنامه هایی که در اختیار کاربران این سیستم ها قرار می‌‌‌گیرد شامل تقویم، بازی های آنلاین، دایرکتوری های آدرس و تلفن افراد و برنامه ریز الکترونیک برای یادداشت کارهای روزانه و تنظیم ملاقات می‌‌‌باشد. عناوینی که در اینگونه پورتال ارائه می‌‌‌شوند، اغلب شامل مطالبی است که اکثر مردم به آن علاقه مندند: مانند ورزش، سرگرمی‌‌، داد و ستد، علوم و آموزش. امکانات شخصی سازی در این گونه پرتال ها شامل، اطلاعات و ظاهر سایت می‌‌‌باشد. نکته ای که در مورد این نوع پورتال مهم است این است که تمامی‌‌ افراد به اطلاعات ذکر شده دسترسی دارند، حتی اگر به سیستم وارد نشده باشند. پورتال هایی نظیر Yahoo، MSN و AOL در این گروه قرار می‌‌‌گیرند. تعداد این نوع پورتال در حال کاهش است.

• Industrial portals, vertical portals (پرتال های صنعتی و پرتال های عمودی)

تعداد این نوع پرتال (پورتال) به سرعت در حال افزایش است. این نوع پرتال بر روی مخاطبین با علایق خاص نظیر کامپیوتر، خرده فروشی، خدمات بانکی و بیمه تمرکز دارد.